Termine

• Auf Mobile ist die Listenansicht Default, auf Desktop kannst du zwischen Woche / Monat / Liste umschalten.
• Klick auf einen Termin öffnet das Detail mit Status, Notiz, Verschieben, Absagen.
• Status wahrgenommen zählt automatisch die passende Karte des Kunden um eins runter.
• Absagen schickt eine Storno-Mail an den Kunden und löscht den Google-Calendar-Eintrag.
• Verschieben öffnet ein Datums-Formular, der Kunde wird per Mail informiert.
• Drei kleine Badges oben neben „Termine" zeigen für den aktuellen Monat: Direkt (telefonisch / händisch von dir eingetragen) · Website (Online-Buchung ohne Marketing-Spur) · Marketing (Online-Buchung mit Google-Ads-Klick oder UTM-Quelle).
• Im Termin-Detail steht die Quelle ausgeschrieben (z. B. „Google Ads · VitalCode IHHT Search · Keyword: …"), sobald die Buchung über das Webformular reinkam.

Marketing · Sichtbarkeit

• Übersicht — vollständiges Dashboard mit Klicks, Impressionen, Klickrate, Position, Lokale Sichtbarkeit (Google Business Profil, Maps, Reviews), Google Ads (Kampagnen-Picker schaltet zwischen den Kampagnen um — Top-Cards UND Keyword-Prognose ändern sich mit), Meta-Postings (Facebook + Instagram), Saisonaler Trend und Top-Suchbegriffe.
• Zeitraum-Picker rechts oben: Aktueller Monat, Gestern, Letzte Woche, Letzter Monat, Gesamtzeitraum.
• „Zurück"-Button oben rechts kommt aus dem CRM, nicht aus dem Dashboard.
• Social Media — Kalenderansicht aller Posts (Entwurf / Geplant / Veröffentlicht / Fehler). Lädt sich alle 5 Sekunden im Hintergrund neu.
• Neuer Post — Wizard mit 3 Postarten (Beitrag = Foto oder Video im Feed, Story = 24 Stunden, Reel = kurzes Video, Algorithmus-Push). Cropper hat Drittel-Hilfslinien als Komposition-Raster.
• Auto-Post — 14- oder 30-Tage-Plan mit drei separaten Medien-Pools (Beiträge / Stories / Reels). Pro Pool ein Counter „X im Pool · Y geplant". Bei Material-Mangel werden Medien rotiert (am wenigsten genutztes zuerst). Nur EIN Plan kann gleichzeitig aktiv sein.
• Einstellungen — alle IDs für die Datenquellen (Facebook-Page, Instagram-Account, Meta-Ad-Account, Google Business Location + Suchbegriff, Google Ads Customer-ID + Kampagnen, Search-Console-Property, GA4-Property-ID, YouTube-Channel-ID). Plus Publer-Account-IDs für Facebook, Instagram und Google Business (für das Social Media).

Kunden

• Suchfeld oben filtert in Echtzeit (Name, E-Mail).
• Profil zeigt Stammdaten, Termine, Karten und Rechnungen in eigenen Karten.
• + Termin und + Karte direkt aus dem Kundenprofil - Daten werden vorausgefüllt.

Angebote & Rechnungen

• Status-Workflow Rechnung: entwurf → versendet → bezahlt (oder storniert / mahnung_1 / mahnung_2).
• Status-Workflow Angebot: entwurf → gesendet → angenommen / abgelehnt / abgelaufen.
• Aus angenommenem Angebot → mit einem Klick eine Rechnung erstellen.
• E-Rechnung XML (XRechnung 3.0 UBL) in der Werkzeuge-Gruppe - wird beim E-Mail-Versand automatisch mit angehängt.
• Rechnungs-Entwürfe können gelöscht werden, alle anderen Stati nur stornieren.

Mitteilungen (Glocke)

• Benachrichtigungen bei überfälligen Rechnungen, ablaufenden Angeboten, aufgebrauchten Karten.
• Klick auf eine Mitteilung springt direkt zum passenden Datensatz.

Einstellungen

• Firma - Adresse, USt-ID, IBAN, Dankestext (für Rechnungs- und Angebots-PDFs).
• Produkte - häufige Leistungen mit Preis als Schnellauswahl im Rechnungs-Formular.
• Karten-Pakete - 5er / 10er pro Leistung als Vorlage.
• Aktionen / Rabatte - Prozent oder fester Euro-Betrag als Vorlage für Rechnungen.

Wo liegen die Daten?

Alle Kunden-, Termin-, Rechnungs- und Karten-Daten liegen auf einem Server in Deutschland (KAS, Rheinland-Pfalz). DSGVO-konform, kein Datenexport in Drittländer.

Auskunft und Löschung

Wenn ein Kunde nach seinen Daten fragt oder gelöscht werden will:

1. Im Kunden-Tab den Kontakt öffnen.
2. Stammdaten und verknüpfte Termine / Karten / Rechnungen sind die vollständige Auskunft.
3. Kunde löschen entfernt den Datensatz. Termine bleiben im Kalender ohne Kundenverknüpfung. Rechnungen bleiben aus Buchhaltungsgründen erhalten (Snapshot der Kundendaten ist in der Rechnung gespeichert).
4. Hat der Kunde noch aktive Karten oder offene Angebote, blockt das System das Löschen - diese erst stornieren oder abrechnen.

Aufbewahrungsfristen

Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG, § 147 AO). Termine und allgemeine Kommunikation drei Jahre.

Zugang zum CRM

Nur Mario und Andreas haben Login-Zugang. Auth über Cookie (HMAC-signiert, 180 Tage gültig). Bei Geräte-Verlust: Andreas anrufen, dann wird der Zugang neu vergeben.

Tägliches Backup

Der Server macht jeden Tag automatisch ein Datenbank-Backup über das KAS-Hosting. Diese Backups halten die letzten 14 Tage.

Manueller Export

Du kannst jederzeit zusätzlich ein vollständiges Backup als ZIP-Datei herunterladen. Enthält JSON-Exports aller CRM-Tabellen (Kunden, Termine, Rechnungen, Angebote, Karten, Firma, Produkte, Aktionen). Lege die Datei lokal ab oder in einer Cloud deiner Wahl.

Backup jetzt herunterladen

Wiederherstellung

Im Notfall: Andreas anrufen. Aus einem ZIP-Backup lässt sich die Datenbank vollständig wiederherstellen. Mario sollte das nicht selbst machen, weil dabei die laufenden Daten überschrieben werden.

Frag den Assistenten zu Funktionen und Workflows im CRM - wie storniere ich eine Rechnung, wo finde ich die Karten eines Kunden, was bedeutet ein Status.